Nói thật với các bạn, tôi còn nhớ như in cái cảm giác hồi tháng 3 năm ngoái. Lô hàng 40 triệu đồng từ mua hàng 1688 – toàn áo khoác dáng dài – bị kẹt ở cửa khẩu Hà Khẩu gần 3 tuần. Ngày nào tôi cũng mở app tracking ra ngó, cái dòng chữ “chờ thông quan” hiện lên như một lời nguyền. Khách bắt đầu nhắn tin: “Chị ơi, hàng của em bao giờ về? Chồng em sắp đi công tác rồi.” Rồi “Em xin huỷ đơn nhé chị.”
Đau không? Đau chứ. Nhưng cái đau nhất không phải mất tiền, mà là mất lòng tin.
Sau lần đó, tôi ôm đầu ngồi rút kinh nghiệm, hỏi hết những người chuyên nhập hàng Tàu lâu năm, và giờ tôi xin chia sẻ thật lòng cách xử lý khi đơn 1688 bị tắc biên – về trễ để các bạn khỏi như tôi ngày trước.
Lý do chính khiến hàng 1688 “ngủ quên” ở biên giới
Các bạn đừng nghĩ mua xong, ship sang Việt Nam là mọi thứ êm xuôi. Có mấy rào cản tụi tôi hay gặp:
- Căng thẳng hải quan Trung – Việt: Có thời điểm cửa khẩu phía Trung Quốc siết chặt, họ kiểm tra từng kiện, nhất là các mặt hàng thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, đồ điện tử không rõ nguồn gốc.
- Mùa cao điểm lễ Tết: Khoảng tháng 12 âm lịch đến Tết Nguyên đán, tất cả dân buôn đều đổ xô nhập hàng. Lượng container quá tải, nhân lực thông quan có hạn, kẹt là điều chắc chắn.
- Lỗi từ phía đơn vị vận chuyển (forwarder): Có bên làm chậm, khai báo sai mã HS, thiếu giấy tờ, thậm chí… mất hàng rồi bảo kẹt.
Hiểu được nguyên nhân, bạn mới biết đánh vào đâu để gỡ rối.
Bí kíp số 1: “Đừng đứng yên chờ – phải gọi điện ngay ngày thứ 3”
Hồi mới tập tành, tôi có thói quen xấu: thấy trạng thái “tắc biên” là… thả trôi, nghĩ bụng chắc vài bữa nó thông. Sai lầm chết người. Các bác biết không, hàng để càng lâu ở bãi biên giới, chi phí lưu kho càng cao, có bên thu 50k-100k/ngày/kiện.
Quy tắc bất thành văn: Khi đơn hàng bị kẹt quá 3 ngày so với cam kết, lập tức gọi trực tiếp cho forwarder. Không nhắn tin, không email – gọi điện. Hỏi thẳng: “Hàng của tôi đang nằm ở đâu? Mã container nào? Thiếu giấy tờ gì?”.
Có lần tôi làm căng, bên kia mới chịu nhận họ “quên” khai báo bảng kê chi tiết. Tôi phải tự soạn giấy gửi sang để họ in ra, nộp bổ sung. Tưởng không làm được, làm được rồi. Hàng về sau 4 ngày.
Bí kíp số 2: “Xử lý khách hàng trước khi họ xử lý mình”
Lúc biết chắc chắn hàng về trễ, tôi chủ động nhắn tin cho tất cả khách đã đặt. Các bạn thấy đấy, khách hàng ghét nhất là sự im lặng. Họ còn ghét hơn cả việc hàng đến chậm.
Tôi soạn sẵn một mẫu tin nhắn kiểu:
*“Em xin lỗi chị ơi, lô hàng nhập về bị kẹt biên do hải quan kiểm tra đột xuất. Dự kiến chậm 7-10 ngày so với kế hoạch. Nếu chị không thể chờ, em hoàn 100% tiền cọc ngay lập tức. Nếu chị vẫn muốn giữ đơn, em sẽ gửi tặng kèm một món quà nhỏ cảm ơn chị đã thông cảm.”*
Kết quả? 70% khách chấp nhận chờ, 30% yêu cầu hoàn tiền. Nhưng vì tôi chủ động, không ai ném đá group, không ai review 1 sao. Vậy là vẹn cả đôi đường.
Bí kíp số 3: “Phương án dự phòng – chia hàng làm hai đường”
Sau lần trắng tay gần đó, tôi thay đổi chiến lược. Mỗi lô hàng lớn (trên 50kg) tôi chia làm 2 phần:
- 30% hàng nóng (best-seller) gửi bằng đường chuyển phát nhanh Trung – Việt trong 3-5 ngày. Phí đắt hơn nhưng yên tâm bán.
- 70% hàng còn lại gửi đường tiểu ngạch, ship thường 10-15 ngày.
Chi phí tổng thể có thể cao hơn 10%, nhưng tôi chấp nhận đổi lại sự an tâm. Và khi hàng về có kịp, khách không bỏ.
Kết lại: Tắc biên không phải là kết thúc, chỉ là bài kiểm tra bản lĩnh
Chẳng có dân buôn 1688 chuyên nghiệp nào chưa từng dính hàng về trễ. Cái quan trọng là khi ấy, bạn chọn đứng yên đổ lỗi, hay chủ động xoay xở. Từ một người từng cuống cuồng đến phát khóc vì lô hàng biến mất dạng, tôi giờ đã bình tĩnh hơn rất nhiều: cứ có phương án B, có mối forwarder dự phòng, thì chẳng việc gì phải run.
Và nếu bạn đang cầm điện thoại lên đọc bài này giữa lúc đơn hàng đang tắc biên, hãy hít một hơi thật sâu. Gọi điện, nhắn tin xin lỗi khách trước, rồi ráp kế hoạch giải cứu hàng. Tôi tin là bạn xoay sở được, vì tôi đã từng làm được khi chẳng còn hy vọng. https://lazo.vn